Todas las facturas que emites y las que te emiten quedan registradas en el SAT. Descargarlas sirve para tu contabilidad, para revisar que tus gastos estén facturados, para conciliar con tu banco o simplemente para tener un respaldo. La pregunta es cómo bajarlas sin hacerlo una por una.
Las dos formas oficiales
1. El portal del SAT
En la sección de factura electrónica del portal del SAT entras con tu e.firma o tu contraseña, buscas tus facturas emitidas o recibidas por fechas y descargas sus XML. El SAT te deja recuperar hasta 2,000 XML por día, y en pantalla solo muestra los primeros 500 de cada búsqueda. Funciona bien cuando son pocas facturas; cuando son cientos, se vuelve lento y manual.
2. El servicio de descarga masiva
El SAT tiene un servicio web para descargar facturas en bloque. No tiene pantalla: lo usan los programas contables y las herramientas de descarga, que se conectan a él en tu nombre. Es lo que se conoce como descarga masiva.
Según el SAT, por esta vía puedes pedir hasta 200 mil facturas por solicitud y hasta un millón de registros de metadata, sin límite de solicitudes, siempre que no descargues el mismo XML más de dos veces.
Cómo funciona la descarga masiva
No es una descarga inmediata. Son cuatro pasos, y el SAT prepara tus facturas mientras tanto:
- Autenticación con tu e.firma. El SAT te da un permiso temporal para hacer solicitudes.
- Solicitud: pides un rango de fechas, si quieres las emitidas o las recibidas, y si quieres la metadata o los XML completos.
- Verificación: consultas cada cierto tiempo si el SAT ya terminó de preparar tu solicitud.
- Descarga: cuando está lista, bajas los paquetes en ZIP.
En nuestras pruebas, la metadata de unas cuantas decenas de facturas está lista en uno o dos minutos, y los XML completos de cientos de facturas pueden tardar entre diez y veinte minutos. Depende de la carga del SAT.
Metadata o XML completos
- Metadata: una lista con los datos principales de cada factura: folio fiscal, RFC y nombre del emisor y del receptor, fechas, total, tipo de comprobante y si está vigente o cancelada. Es rápida y sirve para revisar o conciliar.
- XML completos: las facturas tal cual, con cada concepto e impuesto. Son las que necesitas para importarlas a tu sistema contable o generar sus PDF.
Lo que necesitas: tu e.firma
El servicio de descarga masiva solo acepta la e.firma: el archivo .cer, el archivo .key y su contraseña. Con la contraseña del SAT no basta.
Tu e.firma sirve para firmar declaraciones y trámites a tu nombre. Antes de usarla en cualquier herramienta, revisa en su aviso de privacidad si la guarda en sus servidores. Lo más seguro es que tu llave privada nunca salga de tu computadora.
Qué hacer con tus facturas
- Pasarlas a Excel para revisar ingresos y gastos del mes.
- Importar los XML a tu sistema contable.
- Revisar tus gastos: que cada compra tenga su factura y que no haya facturas canceladas que creías vigentes.
- Respaldarlas fuera del SAT.
Si quieres hacerlo sin instalar nada, en la descarga masiva de Fiskal conectas tu e.firma y ves tus facturas emitidas y recibidas en tu navegador. Tu llave privada y su contraseña nunca salen de él.
Fuentes
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de tu contador.